TIETOSUOJASELOSTE

Hausala Oy:n (2940728-5) liiketoiminta edellyttää, että se kerää asiakkaistaan ja yhteistyökumppaneistaan tiettyjä henkilötietoja. Tällöin Hausala Oy toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä.

Hausala Oy tuottaa asiakkailleen myös mm. kiinteistöjen managerointi- ja kehittämispalveluita. Tällöin se toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä esimerkiksi manageeraamiensa liikekiinteistöjen henkilötietorekistereiden osalta. Näissä rekisteripitäjänä toimii kyseinen kiinteistöjen omistaja. Näiden osalta rekisteröityjen tietosuojaa koskevat pyynnöt ja tiedustelut tulee aina osoittaa rekisterinpitäjälle.

Rekisterinpitäjä
Hausala Oy (2940728-5) 
Erkkilänkatu 11, 33100 Tampere

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Mika Savikko
mika.savikko@hausala.fi
p. 050 472 7077

Rekisterin nimi
Hausala Oy:n asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri (”Asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri”)

Yleistä asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelystä

Tässä selosteessa asiakkaalla tarkoitetaan 

• rekisterinpitäjän tarjoamien välityspalveluiden toimeksiantajia (esim. kiinteistöjen omistajat);
• rekisterinpitäjän välittämistä kohteista kiinnostuneita potentiaalisia vuokralaisia; 
• rekisterinpitäjän tarjoamien kiinteistöjen managerointi- ja kehittämispalveluiden tilaajia; ja
• rekisterinpitäjän tarjoamien asiantuntijapalveluiden tilaajia

Rekisterinpitäjän asiakkaat ovat pääasiassa yrityksiä, jolloin rekisteröidyllä tarkoitetaan asiakasyrityksen puolesta ja lukuun toimivaa yhteyshenkilöä. Poikkeuksellisesti asiakas saattaa olla yksityinen elinkeinonharjoittaja, kiinteistöyhtymä tai yksityishenkilö.

Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen, oikeutettuun etuumme asiakassuhteen ja/tai muun asiallisen yhteyden perusteella, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen tai sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

• välitystoimeksiantoa koskevan sopimus-/asiakassuhteen solmiminen toimeksiantajan kanssa toimeksiannon suorittamiseksi ja sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi;
• toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. vuokralainen tai kohteesta kiinnostuneen potentiaalisen vuokralaisen) kanssa;
• sopimussuhde kiinteistöjen managerointi- ja kehityspalveluiden käyttäjien kanssa ko. palvelun suorittamiseksi ja sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi ;
• sopimusuhde asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa ko. palvelun suorittamiseksi ja sopimusvelvoitteiden hoitamiseksi
• sopimus- tai asiakassuhteiden hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen
• palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
• asiakasviestintä ja markkinointi liittyen asiakasta kiinnostavaan kohteeseen
• myynti- ja markkinointitapahtumien järjestäminen
• suoramarkkinointi, verkkomainonnan kohdentaminen ja profilointi
• liiketoiminnan ja palveluiden suunnitteleminen ja kehittäminen
• laskutus ja perintä
• rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

Rekisterinpitäjän harjoittamaan välitystoimintaan sovelletaan lakia kiinteistöjen ja vuokrahuoneiston välityksestä (1074/2000) sekä lakia kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000), joissa rekisterinpitäjä on mm. velvoitettu keräämään ja käsittelemään mm. toimeksiantajan tietoja sekä toimeksiantojen kohde-, sopijapuoli- ja tapahtumatietoja asiakirjoineen (”Toimeksiantopäiväkirja”). 

Mitä tietoja käsittelemme?

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja asiakasyritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä (ml. tarjouspyynnön tehneet, yhteydenottopyynnön jättäneet):

• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• asiakashistoria (esim. yhteydenotot)
• laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• kohteet, joista asiakas on ollut kiinnostunut, ja asiakkaan yhteydenoton tarkoitus
• asiakkuuteen/sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tarjotut palvelut, toimeksiantosopimus, kohdetiedot, konsultointi- tai vuokrasopimus ja muut vastaavat tiedot
• reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
• mahdolliset muut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeelliset tiedot

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja potentiaalisten asiakasyritysten ja -yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä

Mistä saamme tietoja?

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään ja/tai asiakasyritykseltä. Henkilöistä voidaan kerätä tietoja hänen suostumuksellaan myös verkkosivujen kautta. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Asiakasrekisteriin kerättyjä henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä kolmansille osapuolille lukuun ottamatta rekisterinpitäjän kirjanpitoa hoitavaa ulkopuolista tilitoimistoa sekä rekisterinpitäjän IT-palveluita hoitavaa ulkopuolista palveluntarjoajaa. Käyttäessään ulkopuolisia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelijöinä rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin siitä, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti ja ainoastaan rekisterinpitäjän määrittelemään käyttötarkoitukseen. 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perintätoimistolle saatavan perimiseksi. Lisäksi oikeudellisen vaatimuksen esittäminen tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaistahoille lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyyn käyttötarkoitukseen ja niihin liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt vain siinä laajuudessa kuin työtehtävät edellyttävät. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu palvelussuhteen päätyttyä. Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisin suojakeinoin. Tietojärjestelmien käyttöä suojataan käyttäjäkohtaisten tunnusten, käyttöoikeuksien ja salasanojen avulla. Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietoturva on järjestetty siten, että asiattomien pääsy tietoihin on estetty asianmukaisin teknisin ratkaisuin (mm. palomuurit ja virustentorjuntaohjelmat), joita päivitetään säännöllisesti.

Henkilötietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan toimintaprosessin periaatteiden ja ohjeistuksen perusteella. Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10) vuotta toimeksiannon päättymisestä. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteristä itseään koskevat tiedot. Henkilön tulee esittää kirjallinen tarkastuspyyntö, jossa tarkastettavat tiedot ovat yksilöityinä selosteen alussa mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle. Pyydetyt tiedot toimitetaan kirjallisena ja pyritään antamaan viivytyksettä, kuitenkin 30 päivän määräajan puitteissa. Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, annetaan asiakkaalle asiasta kirjallinen vastaus. Päätöksestä ilmenee syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi.

Siltä osin kuin rekisteröity on itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään automaattisesti suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itsellensä pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto, oikaisemme sen omasta aloitteestamme tai rekisteröidyn pyynnöstä.

Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa häneen itseensä kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksen yhteydessä tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen käsittelyä vastustetaan. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai kansallisia tietosuojaa ohjaavia lakeja ja asetuksia.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Postiosoite: PL 800 00531 Helsinki
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
p. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi

Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 21.2.2025.